Het innen van een onbetaalde factuur bij een consument gaat steeds gepaard met extra kosten (extra administratie, debiteurenbeheer, etc.). De wetgever heeft het innen van deze kosten aan strengere voorwaarden onderworpen. Voor veel bedrijven zal dit betekenen dat hun contracten en algemene voorwaarden aangepast moeten worden. Wij geven u een overzicht van de wijzigingen die op til zijn en waar u als onderneming rekening mee zult moeten houden. Aangezien de wetgeving in werking treedt op 1 september 2023, is het zaak om tijdig actie te ondernemen.

 Verplichte kosteloze aanmaning

Elke invordering moet starten met een kosteloze aanmaning of herinneringsbrief. Deze aanmaning moet in een duurzame vorm zijn opgemaakt. Dat wil zeggen in een vorm die de consument toelaat deze informatie op te slaan en waarbij de inhoud ongewijzigd blijft in de toekomst. Bijvoorbeeld een brief, maar ook een e-mail, een SMS, etc.

Deze aanmaning moet bovendien een aantal specifieke vermeldingen bevatten. Dit betreft o.a.:

• een duidelijke beschrijving van het gekochte product of de geleverde dienst (enkel een referentie- of factuurnummer is niet meer voldoende)
• het nog openstaande saldo
• de termijn waarbinnen de schuld moet terugbetaald worden vooraleer enige kost, interest of schadevergoeding mag worden gevorderd (zie hieronder bij ‘Wachttermijn’)
• de vergoeding (schadebeding) die verschuldigd zal zijn bij niet-tijdige betaling

Wachttermijn

Na het versturen van de eerste aanmaning kan u van de consument geen intrest, kost of schadevergoeding claimen gedurende een termijn van 14 kalenderdagen.

Deze termijn van 14 dagen gaat in op de derde werkdag na verzending van de herinnering aan de consument. Indien de herinnering langs elektronische weg wordt verzonden, dan start de termijn reeds de kalenderdag na verzending van de aanmaning.

Door het invoeren van deze wachttermijn wil de wetgever de consument de kans geven om orde op zaken te stellen zonder onmiddellijk de gevolgen van een schadebeding te voelen. Die termijn moet de consument toelaten om de juistheid van het gevorderde bedrag na te gaan, het te betalen of te betwisten.

Intrestclausule en schadebeding

Als u van een consument nalatigheidsintresten wilt vorderen (hoger dan de wettelijke intrestvoet) en / of een schadevergoeding wenst voor de kosten die zijn wanbetaling met zich meebrengen, moet dit uitdrukkelijk zijn voorzien in uw overeenkomst met de consument.

Zowel de hoogte van de intresten die u mag aanrekenen als de hoogte van het schadevergoedingsbedrag wordt door de wetgever strikt begrensd. Vooral omtrent het schadevergoedingsbedrag was er heel wat onduidelijkheid en kon het oordeel van Rechtbank tot Rechtbank heel sterk verschillen. Bij inwerkingtreding van de nieuwe wetgeving zullen volgende grenzen gelden:

De maximale interestvoet die kan worden geëist, is de interestvoet die van toepassing is op betalingsachterstanden bij handelstransacties.

Uw contracten zullen aan deze wijzigingen aangepast moeten zijn. Zo niet, riskeert u dat bepaalde clausules nietig of niet-afdwingbaar zullen zijn (zie hieronder bij ‘Sancties’).

Het schadebeding moet bovendien wederkerig zijn. Dat wil zeggen dat de consument aanspraak moeten kunnen maken op eenzelfde schadevergoeding als de onderneming in gebreke blijft.

Sancties

Als uw contract clausules bevat die de wettelijke grenzen overschrijden, riskeert u dat deze nietig worden verklaard en u geen schadevergoeding voor uw incassokosten zult kunnen vorderen. Een Rechtbank kan een bovenmatig beding niet herleiden tot hetgeen wettelijk toelaatbaar is of een schadevergoeding ‘naar billijkheid’ opleggen, zoals vroeger vaak gebeurde.

Ook in het geval de onderneming haar verplichtingen inzake de eerste kosteloze aanmaning en wachttermijn van 14 dagen niet naleeft, wordt de consument van rechtswege vrijgesteld om een schadevergoeding te betalen voor de veroorzaakte incassokosten.

In voorkomend geval zal de consument recht hebben op terugbetaling van onterecht geïnde bedragen, vermeerderd met interesten.

In uitzonderlijke gevallen heeft de Rechtbank zelfs de mogelijkheid om volledige terugbetaling aan de consument te bevelen en de consument te bevrijden van zijn betalingsverplichtingen t.a.v. de onderneming.

Tijdig actie ondernemen

 De wetgeving treedt in werking op 1 september 2023. Dit betekent dat de nieuwe regels zullen gelden voor elke overeenkomst die u vanaf die datum sluit. Dit betekent ook dat u tegen die datum uw algemene voorwaarden, modelbrieven en workflows in orde zou moeten hebben.

Voor bestaande overeenkomsten die verder lopen na 1 september 2023 gelden bijzondere overgangsregels. Voor die overeenkomsten zal de nieuwe regelgeving van toepassing zijn op wanbetalingen die ontstaan vanaf 1 december 2023. Indien de wanbetaling dateert van vóór 1 december 2023, maar de invordering pas start na die datum, zal u ook rekening moeten houden met de nieuwe regels bij de stappen die u onderneemt (bijvoorbeeld de verplichte vermeldingen moeten opnemen in uw eerste aanmaning en de wachttermijn van 14 dagen respecteren).

Wenst u meer uitgebreide informatie over deze wetgeving, de verschillende voorwaarden en het inpassen hiervan in uw workflow? Vraag nu onze uitgebreide infobundel op:

PC Advocaten staat u graag bij om deze nieuwe wetgeving in te passen in uw bedrijf. Vraag vrijblijvend een gesprek aan om te horen wat wij voor u kunnen doen. Of vraag onze infobundel op voor uitgebreidere informatie omtrent deze wetswijziging.