Het uitschrijven van facturen is voor veel ondernemingen en ondernemers dagelijkse kost. Vaak ziet men echter over het hoofd dat hierop specifieke taalwetgeving van toepassing is. Een Vlaamse onderneming dient haar facturen in het Nederlands op te maken, ook t.a.v. buitenlandse of anderstalige klanten.

Wat zegt de wetgeving?

Elke onderneming met exploitatiezetel in Vlaanderen dient haar facturen in het Nederlands op te maken. De wetgeving maakt geen onderscheid tussen Belgische en buitenlandse klanten.

De documenten die in strijd met deze regelgeving worden opgemaakt, zijn nietig! Een Rechtbank die een inbreuk vaststelt, dient ambtshalve deze sanctie toe te passen. D.w.z. dat de rechtbank eigenlijk de nietigheid moét inroepen, zelfs als geen enkele partij dit vraagt. Nietige documenten worden beschouwd als niet-bestaande. De enige remedie is dan het opmaken van een nieuwe en correcte factuur, die evenwel pas rechtsgevolgen (bv. een overeenkomst bewijzen, intresten genereren, …) kan hebben vanaf het moment van opmaak.

Versoepeling na arrest van het Europees Hof van Justitie

Het Europees Hof van Justitie heeft in een arrest van 21/06/2016 geoordeeld dat het Vlaamse taaldecreet te streng is. De regel die de Nederlandse taal verplicht stelt voor facturen met een grensoverschrijdend karakter, vormt een belemmering voor het vrij verkeer van goederen binnen Europa. Een wetswijziging drong zich op.

Als remedie bepaalt het Vlaamse Decreet van 7 juli 2017 dat bijkomend een rechtsgeldige versie van de factuur kan worden opgemaakt in een officiële taal van de Europese Unie of in een officiële taal van één van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte die geen lid zijn van de Europese Unie. Het gaat wel degelijk om een bijkomend exemplaar. Er moet dus nog steeds en in de eerste plaats een Nederlandstalige factuur worden opgemaakt. Indien er een verschil bestaat tussen de Nederlandstalige versie en de anderstalige versie, heeft de Nederlandstalige versie voorrang.

Belangrijk te vermelden is dat deze regel enkel geldt als de klant gevestigd is in een land van de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, met uitzondering van België. T.a.v. Belgische klanten kan er aldus enkel een officiële versie van de factuur in het Nederlands worden opgemaakt. Ook voor klanten die gevestigd zijn buiten de Europese Unie en/of de Europese Economische Ruimte dient een factuur om geldig te zijn nog steeds alleen maar ook verplicht minstens in het Nederlands te worden opgemaakt.

Factuurvoorwaarden

Een belangrijke nuance dient te worden gemaakt voor de factuurvoorwaarden. Deze vallen niet onder de strenge taalwetgeving zoals hierboven uiteengezet. Meer zelfs, als men wil dat de factuurvoorwaarden afdwingbaar zijn t.a.v. de klant, dient men deze te communiceren in een taal die de klant begrijpt, bij voorkeur de taal waarin de voorgaande communicatie met de klant verliep. Aangewezen is om uitdrukkelijke (en schriftelijke) aanvaarding van de algemene voorwaarden te verlangen van de klant op het moment van contractsluiting (bv. bij ondertekening bestelbon), zeker t.a.v. consumenten.

Als u uw factuurvoorwaarden in het Nederlands overmaakt en de klant begrijpt deze taal niet, dan zullen deze hoogstwaarschijnlijk niet afdwingbaar zijn voor een Rechtbank.

Besluit

Het opmaken van een factuur in het Nederlands is vaak commercieel niet interessant of zelfs ongewenst voor een bedrijf met buitenlands cliënteel. Een klant verlangt logischerwijs een factuur in de taal die hij begrijpt. Het Vlaamse taaldecreet is echter vrij strikt en dient te worden nageleefd: facturen uitgaande van ondernemingen in Vlaanderen moet steeds minstens in het Nederlands opgesteld zijn. Om de taalwetten te verzoenen met Europese regels en commerciële belangen zijn ‘bijkomende’ facturen of ‘meertalige’ facturen mogelijk (bv. Nederlands en vertaling in hetzelfde document naar de taal van het contract).

Opgelet evenwel met factuurvoorwaarden. Hierop is het taaldecreet niet van toepassing. De factuurvoorwaarden moeten tijdig worden gecommuniceerd aan de klant in een taal die hij begrijpt. Zo niet, dreigt u uw rechten hierin opgenomen niet te kunnen afdwingen voor een Rechtbank.